Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Командировка за свой счет — оформление командировки за свой счет

Состав  командировочных расходов

— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

— оплатить проезд к месту прибытия  и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Командировка за свой счет - оформление командировки за свой счет

Например, стоимость  участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

Для справки

Согласно поправкам, внесённым в ст. 168 ТК РФ Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных учреждений РФ и субъектов РФ, а также муниципальных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, субъекта РФ и местной администрации соответственно.

Общий вывод будет следующим: Инструкция № 157н не предусматривает учётных инструментов для отражения в бухгалтерском учёте операций расчётов с сотрудником, направленным в командировку за свой счёт.

В описанной ситуации фактически сотрудник даёт личные денежные средства учреждению в долг. Порядок отражения такой операции в Инструкции № 157н не описан. Более того, порядок привлечения казённым учреждением заёмных денежных средств должен быть обоснован нормативно-правовыми актами.

Предлагаем ознакомиться:  Заключение договора аренды транспортного средства без экипажа: правовые аспекты

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Командировка за свой счет - оформление командировки за свой счет

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере  2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Нет оснований – нет способа учёта

В соответствии с нормами ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Данные нормы (гарантированно оплачиваемые расходы) продублированы в п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Согласно п. 10 Положения № 749 при направлении работника в командировку ему выдаётся денежный аванс на оплату указанных расходов.

Следовательно, командируя сотрудника за свой счёт, учреждение нарушает нормы Положения № 749.

Именно в силу того что у действий учреждения нет правовых оснований отправлять сотрудника в командировку за свой счёт, не находится и приемлемого способа отражения данных операций в учёте.

Командировка за свой счет - оформление командировки за свой счет

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

— по ним есть счет-фактура.

— питания, в том числе, когда  стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

Предлагаем ознакомиться:  Трудовое законодательство отпуск за свой счет

— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;

— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.

Проводка

Операция

Д 71 — К 50 (51)

Работнику выдан аванс на командировку

Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71

Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

-служебное задание;

-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);

— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно  приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;

-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.

Еще один важный документ, необходимый для оформления командировки за счет принимающей стороны — приказ, составленный согласно новым требованиям: без упоминания командировочного задания, но с указанием цели поездки. Также в приказе необходимо прописать ФИО и должность сотрудника, направляемого в служебную поездку, ее продолжительность и место назначения.

Отдельным пунктом указывается источник финансирования (в данном случае — принимающая сторона, поэтому в соответствующую графу формы Т-9 или ее локально разработанного аналога вписывается полное наименование  компании, с которой работодатель заключил договор). Документ составляется в одном экземпляре, утверждается руководителем компании и передается для ознакомления и подписи работнику, отправляющемуся в служебную поездку, а затем хранится в архиве не менее пяти лет.

Предлагаем ознакомиться:  Характеристика в суд с места жительства

Порядок оплаты командировочных расходов

Принимающая сторона возмещает расходы на основании предоставленных командированным специалистом подтверждающих документов — проездных билетов, гостиничных чеков и т. д. Если сотрудник отправляется к месту назначения на собственном автомобиле, расходы на бензин возмещаются на основании чеков, полученных на автозаправочной станции.

Возмещение принимающей стороной основных расходов, связанных с трансфером и проживанием, не снимает с работодателя обязательства по выплате суточных: они начисляются в соответствии с правилами, установленными на конкретном предприятии, при этом учитываются не только рабочие дни, но и время нахождения работника в пути, а также выпавшие на период поездки выходные дни и праздники. В отличие от других командировочных выплат, для начисления суточных подтверждающие документы не требуются.

Как правило, размер суточных выплат закрепляется локальными нормативными актами организации, например, «Положением о командировках». Но законодателем предусмотрена максимальная сумма суточных, не облагаемых НДФЛ: на сегодняшний день она составляет 700 рублей в день для командировки в пределах Российской Федерации и 2500 рублей в день, если речь идет о зарубежной поездке.

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

— суммы суточных за все дни командировки;

— других планируемых командировочных расходов работника.

— или выдать наличными из кассы организации;

— или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

Добавить комментарий

Adblock detector