Состав командировочных расходов
— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Для справки
Согласно поправкам, внесённым в ст. 168 ТК РФ Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных учреждений РФ и субъектов РФ, а также муниципальных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, субъекта РФ и местной администрации соответственно.
Общий вывод будет следующим: Инструкция № 157н не предусматривает учётных инструментов для отражения в бухгалтерском учёте операций расчётов с сотрудником, направленным в командировку за свой счёт.
В описанной ситуации фактически сотрудник даёт личные денежные средства учреждению в долг. Порядок отражения такой операции в Инструкции № 157н не описан. Более того, порядок привлечения казённым учреждением заёмных денежных средств должен быть обоснован нормативно-правовыми актами.
По каким нормам возмещаются командировочные расходы
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
— за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Нет оснований – нет способа учёта
В соответствии с нормами ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Данные нормы (гарантированно оплачиваемые расходы) продублированы в п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
Согласно п. 10 Положения № 749 при направлении работника в командировку ему выдаётся денежный аванс на оплату указанных расходов.
Следовательно, командируя сотрудника за свой счёт, учреждение нарушает нормы Положения № 749.
Именно в силу того что у действий учреждения нет правовых оснований отправлять сотрудника в командировку за свой счёт, не находится и приемлемого способа отражения данных операций в учёте.
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
— командировочные расходы оплачены организацией или работником;
— по ним есть счет-фактура.
— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;
— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).
— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;
— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.
| Проводка | Операция |
| Д 71 — К 50 (51) | Работнику выдан аванс на командировку |
| Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71 | Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН) |
Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
-служебное задание;
-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;
-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.
Еще один важный документ, необходимый для оформления командировки за счет принимающей стороны — приказ, составленный согласно новым требованиям: без упоминания командировочного задания, но с указанием цели поездки. Также в приказе необходимо прописать ФИО и должность сотрудника, направляемого в служебную поездку, ее продолжительность и место назначения.
Отдельным пунктом указывается источник финансирования (в данном случае — принимающая сторона, поэтому в соответствующую графу формы Т-9 или ее локально разработанного аналога вписывается полное наименование компании, с которой работодатель заключил договор). Документ составляется в одном экземпляре, утверждается руководителем компании и передается для ознакомления и подписи работнику, отправляющемуся в служебную поездку, а затем хранится в архиве не менее пяти лет.
Порядок оплаты командировочных расходов
Принимающая сторона возмещает расходы на основании предоставленных командированным специалистом подтверждающих документов — проездных билетов, гостиничных чеков и т. д. Если сотрудник отправляется к месту назначения на собственном автомобиле, расходы на бензин возмещаются на основании чеков, полученных на автозаправочной станции.
Возмещение принимающей стороной основных расходов, связанных с трансфером и проживанием, не снимает с работодателя обязательства по выплате суточных: они начисляются в соответствии с правилами, установленными на конкретном предприятии, при этом учитываются не только рабочие дни, но и время нахождения работника в пути, а также выпавшие на период поездки выходные дни и праздники. В отличие от других командировочных выплат, для начисления суточных подтверждающие документы не требуются.
Как правило, размер суточных выплат закрепляется локальными нормативными актами организации, например, «Положением о командировках». Но законодателем предусмотрена максимальная сумма суточных, не облагаемых НДФЛ: на сегодняшний день она составляет 700 рублей в день для командировки в пределах Российской Федерации и 2500 рублей в день, если речь идет о зарубежной поездке.
Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.
— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;
— суммы суточных за все дни командировки;
— других планируемых командировочных расходов работника.
— или выдать наличными из кассы организации;
— или перечислить на банковскую карточку работника.
Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.
При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.
