Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Договор аренды сколько хранить

Cколько должны храниться договора в организациях

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее.

Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте.

Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее.

Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло). И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит.

Хранение договоров: особенности и порядок

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, устанавливаемые НК РФ.

Договор аренды сколько хранить

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 14 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.

Предлагаем ознакомиться:  Ипотека с материнским капиталом порядок оформления документы

О том, какие сроки хранения устанавливает приказ № 558 для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения . Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял.

Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата. Договор ответственного хранения относится к категории реальных. Соответствующие обязанности возникают у получателя в момент приема предмета. Между тем, договор хранения вещи может являться и консенсуальным.

887 статья ГК содержит отсылку на 161 норму Кодекса. Ее положения действуют в части, не противоречащей специальным правилам ст. 887. Кроме этого, законодательство допускает дополнение 161 нормы определенными условиями. Например, эта статья содержит указание на нижний предел по сумме сделки, при котором письменная форма соглашения обязательна.

887 норма, в свою очередь, раскрывает понятие подробно. Сумма сделки выражается в цене имущества, предоставляемого для хранения. Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты. Соответственно, даже договор безвозмездного хранения предполагает определение суммы сделки.

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

Без комплекса этих документов организация-арендодатель не сможет подтвердить свои права на владение и распоряжение объектами недвижимости, данные документы необходимо иметь в течение всего срока деятельности организации, т.е. постоянно. Таким образом, при проведении экспертизы ценности договоров и документов по их исполнению необходимо руководствоваться принципом доказательности, т.к. главная функция документа в настоящее время – правовая, доказательная.

1.5. В срок _________ до государственной регистрации настоящего Договора Арендодатель обязуется предупредить Арендатора о правах третьих лиц на Помещение и земельный участок, занятый Помещением, а также предупредить Арендатора об имеющихся недостатках Помещения и прилегающей территории, зафиксировать выявленные Арендатором недостатки Помещения и согласовать с Арендатором сроки их устранения.

Договор аренды сколько хранить

1.1. Арендодатель обязуется предоставить Арендатору за плату во временное владение и пользование (вариант: во временное пользование) нежилое помещение, расположенное в отдельно стоящем здании по адресу: ____________________, общей площадью ______ кв. м, полезный объем помещения __________, кадастровый номер _____________ (далее — Помещение), имущественный состав и характеристики которого определены в акте приема-передачи, а также передать права на земельный участок, занятый Помещением и необходимый для его использования .

Минимальный срок хранения договоров одинаков и для договоров бумажных, и для тех, которые хранятся в электронном виде. Срок действия договоров может быть как ограниченным, так и неопределённым (то есть документ будет в силе до тех пор, пока одна из сторон не пожелает прекратить сотрудничество).

Поскольку любое предприятие могут навестить его акционеры или представители государственных структур с целью осуществления каких-либо проверок, то руководитель предприятия должен заботиться о том, чтобы в его распоряжении находились оригиналы всех договоров, заключённых его организацией с другими организациями и/или частными лицами.

6.1. Споры, возникающие между Сторонами по настоящему Договору или в связи с ним, разрешаются путем переговоров и/или направления претензий. Сторона, получившая претензию, обязана направить уведомление о ее получении в течение __________ с момента получения. Ответ по существу должен быть направлен Стороной в течение __________ с момента получения претензии.

Бюджетное учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным бюджетным учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение такого имущества, а также недвижимым имуществом.

Срок исковой давности – это временный период, в течение которого лицо может предъявить иск в суд в ответ на нарушение своих прав, а также условий договора. Согласно ст. 200 ГК РФ этот период равен 3 годам, исчисляемых с момента, когда лицу стало известно о договорном или фактическом нарушении.

В документе указано, что договор аренды нежилого помещения должен хранится на постоянной основе, то есть бессрочно. Однако, если собственник является организацией, которая не была сформирована государственными и муниципальными органами, то срок хранения всех документов составит не менее 10 лет.

Предлагаем ознакомиться:  Подать жалобу анонимно - советы адвокатов и юристов

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов);

Обратите внимание, что если договор заключается сторонами, к примеру, 1 числа месяца и действует до 30 (31) числа предыдущего месяца следующего года, то в таком случае срок действия считается равным одному году, и договор подлежит государственной регистрации. Таким образом, при составлении краткосрочного договора, на срок менее одного года, необходимо указывать дату окончания, соответствующую предпоследнему дню месяца.

Согласно п. 2 ст. 651 ГК РФ период действия договора найма, начинающийся с 1 числа месяца настоящего года и завершающийся 30 (либо 31) числа предшествующего месяца следующего года, считается равным одному году (п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ N 66).

Интересное:  Скидки на транспортный налог для инвалидов

  1. Арендатор должен выполнить ряд требований:
  • осуществить приемку помещений и имущества;
  • соблюдать все нормы по эксплуатации помещений;
  • регулярно проводить ремонт (текущий);
  • поддерживать в рабочем состоянии и своевременно проводить ремонт, техническое обслуживание оборудования;
  • своевременно проводить оплату аренды помещений в установленные сроки;
  • по истечении срока договора арены сдать все имущество и помещения, переданные в аренду арендодателю в рабочем состоянии.
  • передать помещения арендатору в рабочем состоянии;
  • известить арендатора при необходимости о наличии совладельцев недвижимости передаваемой в аренду и их правах;
  • осуществлять ремонт помещений (капитальный);
  • при проведении дополнительных работ арендатором по улучшению состояния помещений и оснащении дополнительным оборудованием оплатить все затраты;
  • принять помещения у арендатора по завершению срока договора.

Для расторжения заключенного договора в случае утраты необходимости в использовании помещения, одна из сторон должна предупредить своего партнера по соглашению за 3 месяца до даты расторжения. В договоре также могут быть указаны другие сроки расторжения соглашения.

Фрагмент документа Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г.

№ 558) Перечень 1 состоит из 12 разделов, в каждом их которых содержится информация о сроках хранения тех или иных договоров, связанных с определенным видом деятельности организации.

13.2. Арендодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор до окончания срока его действия в следующих случаях:

  • при нарушении Арендатором правил пожарной безопасности;
  • при нарушении Арендатором сроков и порядка выплат денежных средств, предусмотренных настоящим Договором;
  • при нарушении Арендатором условий п.4 и п.9 настоящего договора;
  • в соответствии с действующим законодательством.

6.4. По истечении срока действия настоящего Договора, а также при досрочном его расторжении передать Арендодателю безвозмездно все произведенные в помещении перестройки и переделки, а также улучшения, составляющие принадлежность помещения и неотделимые без вреда от конструкций помещения.

Интересное:  Сколько договоров купли продажи автомобиля нужно

Ответственность и исполнители Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы.

Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию.

А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему анию, конкретное ответственное лицо.

  • сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора. При этом если рядом со сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»;
  • срок хранения «постоянно».

Итоги

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки.

Предлагаем ознакомиться:  Договор о материальной ответственности

Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.

Сроки хранения и уничтожения договоров

Списание договоров предприятия, срок хранения которых истёк, представляет собой комплексную процедуру. Прежде всего, проводится экспертиза ценности бумаг. Так выделяется особо ценная документация и безошибочно определяется срок хранения договоров в делопроизводстве. Тщательно отбираются и документы, подпадающие под законы о списании договоров. А бумаги, больше не подлежащие хранению, фиксируются в Акте о выделении к уничтожению.

5-летний, а то и вечный срок хранения договоров – не удивительно, что российская фирма постепенно накапливает не только опыт, но и целые стопки бумаг. Хранение договоров требует большого пространства на предприятии, иногда – целой «библиотеки». Со временем начинает подходить срок уничтожения одних договоров.

Где хранить документы

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.

Определенно, мне нужен архив

Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:

  1. Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет. Эта обязанность прописана в п. 8 ст. 23 НК РФ.
  2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, как говорится в п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
  3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании ч. 12 Приказа №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
  4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет, на основании п. 8 ст. 28 Федерального закона №212-ФЗ.
  5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу, на основании Приказа №558 Минкультуры России, должны храниться 75 лет. В перечне, изложенном в данном приказе, вы сможете узнать срок хранения документа по его типу.

Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов).

К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, удержание и уплату налогов (сборов). В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Этот документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558, и его действие распространяется на организации любой формы собственности. Перечень начал действовать с 1 октября 2010 года. До этой даты необходимо было руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года.

Добавить комментарий

Adblock detector