Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Уведомление о начале отпуска за сколько дней

Отказ работника: как поступить?

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

https://www.youtube.com/watch?v=vHM4enLk5Ic

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему.

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок.

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц, которые при необходимости подтвердят событие.

Уведомление о начале отпуска за сколько дней

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ, и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.

Понятие и назначение документа

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Уведомление о начале отпуска за сколько дней

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Предлагаем ознакомиться:  Уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке: образец и правила составления

Отдых по графику

Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

Отдых не по графику

Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Дни авансом

Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

Уведомление о начале отпуска за сколько дней

По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

Оформляем грамотно

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как уведомить работника об отпуске? Как документ, создаваемый работниками кадровой службы, уведомление об отпуске (по графику отпусков) имеет постоянный набор реквизитов. Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.

В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:

  1. Полное и сокращенное наименование организации.
  2. Адресат.
  3. Наименование вида документа.
  4. Дата и регистрационный номер.
  5. Заголовок текста уведомления.
  6. Текст.
  7. Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
  8. Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.

Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.

В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир»)

ФИО работника

Экономисту по труду С.А. Белерофонтову

Текст

Типичный пример текста представлен ниже.

Уважаемый Степан Андреевич!

Согласно действующему графику отпусков на 2016 г. Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.05.2016 по 17.05.2016.

Экономист по труду (подпись, дата) С.А. Белерофонтов

Этих строчек достаточно, чтобы, при возникновении необходимости, доказать факт ознакомления работника с текстом.

ВНИМАНИЕ. Составить и направить сотруднику уведомление на отпуск нужно не позднее чем за две недели. В ином случае сотрудник может написать заявление о переносе отпуска на другой срок. Лучше до этого не доводить, уведомив работника точно в срок.

Предлагаем ознакомиться:  Закон о неплательщиках алиментов начал работать – Путин подписал указ

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Заявление на отпуск

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Образец уведомления о начале отпуска

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

  1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
  2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Предлагаем ознакомиться:  Сотрудник находится в отпуске и просит продлить отпуск

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

  • дату, с которой человек уходит в отпуск;
  • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
  • день выхода на работу (указать точное число).

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Образец составления уведомления об отпуске

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска.

Уведомление об отпуске

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123, где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала.

Иначе у работника вместо отдыха по графику отпусков, появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и дополнительного). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

ВАЖНО.Административные (неоплачиваемые) отпуска

, когда за сотрудником сохраняется только его место работы, а отнюдь не заработная плата, предоставляются

по заявлению сотрудника

. А это значит, что ни о каком уведомлении речи быть не может. И это важно понимать в спорных эпизодах.

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

  • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
  • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).
Добавить комментарий

Adblock detector