Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Кто вносит записи в трудовую книжку если нет кадрового работника

Общие правила внесения записи в трудовую книжку

О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ, часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

В развитие ст. 66 ТК РФ изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Запись в трудовой книжке производится работодателем, с которым у работника в данный момент существуют трудовые отношения.

Эти функции осуществляет специально уполномоченное должностное лицо, назначенное приказом работодателя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых.

Назначается оно приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно работающего с трудовыми книжками (но не просто на лицо, занимающее должность инспектора по кадрам, например).

Никакая другая организация не вправе вносить записи в трудовую гражданина, не состоящего с ней в трудовых отношениях. Исключение составляют только случаи при оформлении дубликата трудовой: тут записи могут вноситься правопреемниками ликвидированной организации – бывшего работодателя, а также действующим работодателем при внесении записи в этот документ на основании справок о прежних местах его работы.

Поэтому априори мошенническими являются рекламируемые в интернете услуги по внесению записей в трудовые книжки (типа «поможем сделать запись в трудовой книжке» и «подскажем, где это сделать».

Закон устанавливает четкие сроки внесения информации в трудовую книжку.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ трудовые книжки работников (за исключением совместителей) ведутся работодателем на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Следовательно, не позднее пятидневного срока работодатель обязан завести работнику трудовую книжку (если он прежде ее не имел или утратил) и во всех случаях внести в этот срок запись о приеме на работу.

Записи о переводах, изменениях в наименованиях, награждениях делаются работодателем в недельный срок, а при увольнении – в этот же день (п. 10 Правил).

Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией.

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск выпал на выходной день

Кто вносит записи в трудовую книжку если нет кадрового работника

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

  • даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: «21.11.2016»;
  • все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
  • любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.);
  • записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
  • зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции.

О подписях

При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Должен ли работник писать какое-нибудь слово, кроме собственно своей подписи, например, слово «Заверяю» или «Ознакомлен»?

Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.

Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Пример традиционного оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (4.7.2)

Мы также обязаны привести еще одну точку зрения на оформление подписей в трудовой книжке, которая получила распространение среди кадровиков в последнее время.

В п.1.1 Инструкции сказано, что в трудовой книжке «Записи производятся… без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.». Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.

Пример традиционного оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (4.7.2)

Пример оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, без сокращений (4.7.3)

Еще сложнее обстоит дело с подписями работника.

Позиция ряда специалистов такова: п.35 Правил требует только наличия собственно подписи работника. Т.е. предлагается, чтоб работник ставил собственно подпись без расшифровки и др.

Пример традиционного оформления подписи увольняемого работника (4.7.4)

Предлагаем ознакомиться:  Какое наказание может быть применено за дисциплинарный проступок

Есть и другое мнение, согласно которому работник должен расписаться по той же схеме, как и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек: «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи».

О печати работодателя

Как было отмечено выше, согласно п. 35 Правил при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

В главе 3 мы уже говорили о том, что не все организации должны иметь печать, некоторые вправе печать и не иметь. Работодатели – индивидуальные предприниматели тоже могут работать без печати.

Ниже мы будем говорить о случаях, когда у работодателя печать есть.

Сравним п.35 Правил.

П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Как видите, из Правил была исключена возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы.

Разъяснения Роструда

«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)…

Записи в трудовой книжке

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

Предлагаем ознакомиться:  Трудовой договор между работодателем и работником

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них.

Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным Постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация».

При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей — физических лиц, перечисленных в абз. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели — индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.

Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям — физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

В связи с этим, по нашему мнению, действующая редакция указанного пункта Правил ведения трудовых книжек не предоставляет возможности для работодателей — юридических лиц при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать своей кадровой службы».

Теперь приступим к рассмотрению примеров самих записей об увольнении.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.

Первая запись в трудовой книжке – это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

Далее в трудовой книжке следует запись о принятии или назначении на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

Пример оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, без сокращений (4.7.3)

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Добавить комментарий

Adblock detector